Reibungloser Einkauf

Wie der P2P Prozess faktisch ausgewertet und kontinuierlich beschleunigt wird

Immer mehr Geschäftsprozesse verlagern sich in die digitale Welt und werden technologiebasiert gesteuert und transformiert. Die hinterlassenen Spuren in den IT-Systemen bilden den verborgenen und bisher nicht verwerteten Schatz für die Prozessauswertung. Am Beispiel eines Procure-to-Pay-Prozesses wird gezeigt, wie Process Mining in der Praxis die lang ersehnte Effizienz liefert.

Der Procure-to-Pay-Prozess (P2P) zählt zu den geschäftskritischen Abläufen einer Organisation, vor allem einer Handelsorganisation. Er umfasst die verschiedenen Schritte vom Einkauf bis zur Bezahlung einer bestellten Ware. Damit handelt es sich um einen komplexen Ablauf, der abteilungsübergreifend wirkt und durch manuelle Tätigkeiten fehleranfällig ist.

Prozessverantwortliche aus unterschiedlichen Branchen suchen regelmäßig nach Lösungen, wie sie ihren P2P-Prozess effizienter gestalten können, um Durchlaufzeiten und Fehlerquellen zu minimieren und den Cash-Flow besser zu überblicken und zu steigern. Ihr Team vor unnötigen oder mehrfach durchgeführten Aufgaben zu bewahren, steht auch im Mittelpunkt und birgt das grösste Einsparpotential.

Eine zuverlässige neue Methode, um geschäftskritische Abläufe wie etwa P2P-Prozesse auszuwerten, ist Process Mining – eine systematische organisationsweite Prozessanalyse, die auf relevanten Daten aus IT-Systemen einer Organisation basiert. Die Process Mining Technologie wird häufig eingesetzt, um einzelne Abläufe gezielt auszuwerten und zu optimieren – wie etwa einen Procure-to-Pay-Prozess.

Process Mining ist eine Kombination aus Datenanalyse und Geschäftsprozessmanagement. Automatische oder IT-gestützte Geschäftsprozesse hinterlassen digitale Datenspuren, die als relevante Daten extrahiert werden, die einen Prozess wie P2P betreffen. Diese Daten werden mit Hilfe von Data-Science-Technologien visualisiert und ausgewertet.

Der Wandel von Stau zum Fluß Ihres P2P Prozesses

Hier wird gezeigt, wie ein Unternehmen die eigenen P2P-Prozesse verbessern kann, um seine Erfolgskennzahlen zu erhöhen.

Reibung erkennen

Eine der Ursachen besteht durchgängig darin, dass der P2P-Prozess im Unternehmen nicht effizient verläuft. Vom C-Level aus ist es schwierig einzuschätzen, wie der Prozess an den Standorten des Unternehmens verläuft. Eine datengestützte Auswertung soll Klarheit schaffen.

Dazu werden die SAP-Einkaufsdaten aufbereitet und mit Process-Mining-Technologie visualisiert. Die Visualisierung bringt einen Überblick, frei von Subjektivität. Varianten werden erkannt, die nicht zum vorgesehenen Standard-Ablauf gehören. Wiederkehrende Schritte werden immer wieder ausgeführt, auch wenn dies nicht vorgesehen war. Die Analyse und Auswertung bringt Dinge zum Vorschein, die ohne die interaktive oder KI unterstützte Ursachenforschung von Process Mining nicht erkannt werden konnten. Durchlaufzeiten steigen enorm in der Eingangsrechnung-Phase – warum? Jetzt weiss es das Unternehmen. Nebenbei haben Sie out-of-the-box Reports und Analysen, die prozessrelevant aufgebaut werden und sparen auch bei der Reportgenerierung bares Geld.

Reibung entfernen

Die Insights der Analyse und Ursachenforschung ebnen den Weg zur Besserung. Nur wenn ein klares Bild der Abläufe entsteht, kann auch effektiv verbessert werden, ohne Annahmen treffen zu müssen, die auf herkömmliche Datenanalysen beruhen. Der Prozessstau kann nun Schritt für Schritt entfernt werden – Sie entscheiden nun faktenbasiert. Nachdem sich der ganze Stau durch Entfernen der Reibungspunkte aufgelöst hat, kann realtime erkannt werden, dass Durchlaufzeiten minimiert wurden, automatisierte Schritte Sinn machen und Kosten eingespart werden, so dass ein erhöhter Cash Flow vorhanden ist.

Reibungsfrei bleiben

Durch die kontinuierliche Überwachung der Prozesse werden laufend Engpässe erkannt und sogar proaktiv mit KI-Unterstützung gelöst – der Einkaufs-Stau entsteht gar nicht. Automatisierung unterstützt Ihre Mitarbeiter oder löst Probleme selbst – so wie Sie es sich wünschen. Durch den KVP bleibt Ihr Unternehmen maximal konform und Sie erreichen eine bis zu 100%ige Einkaufs-Quote.


Die amunia AG unterstützt Sie beratend und handelnd bei der Enterprise Performance Acceleration Strategie im Einkauf, der Umsetzung, der Implementierung von Process Mining Technologien und begleitet Ihr Team beim Wandel in die veränderte Umwelt der digitale Zukunft.